Contacten en projecten aanpassen via XLS importer

< Alle onderwerpen

Hoe maak ik aanpassingen voor meerdere contacten tegelijk?

Dit artikel is alleen geschikt voor ervaren, technische askemo gebruikers. Importeren van een eerder ge-exporteerd bestand overschrijft bestaande data. Neem bij twijfel contact op met askemo.

Wil je nieuwe contacten toevoegen klik dan hier.

Soms wil je dezelfde aanpassing doen voor meerdere contacten zonder 100x dezelfde kliks te hoeven doen. Of je wilt een aanpassing doen voor alle contacten in bepaald project, bijvoorbeeld de categorie wijzigen. Of misschien wil je een fors aantal contacten die je al eerder hebt geïmporteerd toevoegen aan een nieuwe project?

Voor die gevallen kun je onze Importer gebruiken, je leest er meer over in onderstaand artikel.

1. Selecteer de tab 'Contacts' en klik op 'Import'

2. Klik op 'Export contacts'

Je download een XLSX bestand dat al je contacten bevat. Het bestand heeft 26 kolommen, met de volgende gegevens:

– Kolom A, B en C: Verplichte kolommen (voornaam, achternaam & e-mail) voor iedere contact.

– Kolom D en E: Optionele kolommen (telefoonnummer en landcode) die handig zijn als je SMS als methode gebruikt om askemo’s te versturen.

– Kolom F: Optionele kolom waarin je label(s) per contact ziet. Als een contact meerdere labels heeft dan zijn deze met een puntkomma (‘;’) gescheiden.

– Kolom G en H: Optionele kolommen waarin je de projectnaam en de categorie van het contact ziet. 

– Kolom I en verder: Dit is een herhaling van G en H, je kunt op deze manier tot maximaal 10 projecten per contact zien.

Je kunt per export maximaal 1.000 contacten weergeven. Wil je meer contacten wijzigen, neem dan contact op.

Labels

Gebruik labels (bijvoorbeeld: klantnaam, locatie, teamnaam) om snel en simpel te zoeken tussen je contacten.

Je gebruikt labels later als je bijvoorbeeld meerdere contacten aan een project wilt toevoegen. Zo voeg je bijvoorbeeld alle medewerkers toe die als standplaats ‘Utrecht’ hebben, met 1 druk op de knop.

3. Maak een kopie van het bestand

Geloof ons. Je bent niet de eerste of de laatste die dit vergeet en later in de problemen komt… 😉

4. Controleer of je een back-up hebt.

Geen back-up? Zie stap 3.

5. Maak alle wijzigingen direct in het bestand

Je kunt alle data van contacten wijzigen (muv e-mail), houd rekening met het volgende:

  1. Let goed op wat je doet! Als je stap 6 ‘Import’ uitvoert wordt de bestaande data overschreven met je Excel bestand. De enige manier om dit ongedaan te maken is door de back-up te importeren die je in stap 3 hebt gemaakt. Maak die back-up!
  2. askemo gebruikt het e-mail adres van ieder contact als uniek ID. Als je dit veld aanpast maakt het systeem een nieuwe contact aan. Je kunt het e-mail adres niet aanpassen via de importer.
  3. Je kunt contacten die je niet wijzigt laten staan in de spreadsheet, ze blijven ongewijzigd na een import. Je kunt contacten die je niet wijzigt ook verwijderen uit je spreadsheet voordat je stap 6 uitvoert. Daarmee is je bestand overzichtelijker en weet je zeker dat deze contacten niet worden aangepast.
  4. Je kunt nieuwe contacten ook toevoegen onderaan het bestand. Let er wel op dat je de velden op de juiste manier invult (klik hier voor meer info).
  5. Wijzigingen die je maakt (bv wijzigen van een categorie) kunnen invloed hebben op de rapporten.

6. Upload het bestand

Sleep het XLSX bestand of selecteer het handmatig.

Als de upload om welke reden dan ook niet gelukt is, krijg je een melding waarin verwezen wordt naar de Excel-rij die je moet aanpassen. Nadat je de rij in je Excel hebt aangepast upload je de XLSX opnieuw.

Klaar! 👍