Remote werken is niet nieuw. Leer van anderen!

Remote werken. Thuis werken. Hybride werken (een combinatie van kantoor- en thuiswerk). Volgens 82% van jullie blijft dit bestaan. In een eerder blog ging ik er dieper op in. Dat maakt dat de uitdagingen die ermee samenvallen ook blijven bestaan. Als werkgever heb je een keuze: je steekt je kop in het zand of je omarmt deze nieuwe realiteit en gebruikt het in je voordeel.

Hoe? Dat is geen hogere wiskunde. De oplossing ken je al, het toverwoord is: communicatie. Hoe blijf je effectief communiceren nu je niet naast elkaar zit op kantoor?

Veel organisaties gebruiken nu tools als Zoom of Microsoft Teams om communicatie te faciliteren. Een mooie start, maar goede communicatie is meer dan alleen chat en conference calls. Veel meer.

Waar veel remote teams (nog) niet aan hebben gedacht

Herken jij de volgende uitdagingen uit de praktijk van de afgelopen maanden?

Geen overzicht — Je weet niet altijd waar iedereen mee bezig is. Conference calls zijn te kort om iedereen aan het woord te laten en chat is niet altijd compleet en overzichtelijk. Hoe bewaak je kwaliteit zonder overzicht?

Geen non-verbale communicatie — Het merendeel van alle communicatie is non-verbaal. Dat mis je nu. Je hebt geen idee hoe iemand zich voelt, en of er bijvoorbeeld onderhuidse irritatie is ontstaan.‍

Passiviteit in chats en conference calls — Introverte persoonstypes vinden het heerlijk om niet gestoord te worden. Met als risico dat ze onvoldoende aangesloten zijn bij het team. Het is makkelijk een chat te ontwijken, of passief te zijn binnen conference calls.‍

Afname van betrokkenheid — Het is makkelijk om als team uit balans te raken. Niet iedereen kan altijd op de hoogte blijven van alle berichten in Slack of Microsoft Teams.‍

Afname in sociale informele connecties — Je hebt minder goed beeld bij hoe iedereen zich voelt, en kunt niet even bij de koffie automaat (of lunch) informeel checken.

Samengevat: Er is minder verbondenheid. Daardoor daalt de productiviteit en vervaagt het teamgevoel.

remote work

Hoe 100% remote teams dit jaren geleden al hebben opgelost

Gelukkig is de uitdaging niet nieuw. Er zijn teams die al 10+ jaar volledig remote werken. Een goed voorbeld is Zapier. Zij hebben de oplossing al gevonden. Leer van hen!

Ieder team is uiteraard anders, ook die van jou. Maar remote teams hebben met elkaar gemeen hoe ze onderstaande processen hebben ingericht.

Dagelijkse update —Een korte dagelijkse check-in van alle teamleden (e.g. “Waar ga je vandaag aan werken?”) helpt blokkades om productief te zijn weg te nemen. Het boost daarnaast het teamgevoel.

Wekelijkse check-in — Dit is echt iets anders dan een dagelijkse update, die meer op inhoud is. Een wekelijkse check-in (“Hoe was je week?”) gaat voorbij de waan van de dag en geeft een overzicht. Zo blijf je op de hoogte.

Informele updates — De gesprekken tijdens de lunch of bij de koffie automaat zijn niet meer. Je favoriete serie bespreken lijkt wel wat triviaal, maar zorgt voor verbinding en groepsvorming. Een leuke tool die ik laatst tegenkwam is Donut, die koppelt mensen random aan elkaar om een digitale donut te eten.

1:1 gesprekken — Nu nog belangrijker, omdat je verder van elkaar af staat. Dit gaat verder dan de BiLa met je leidinggevend, het gaat juist ook om gesprekken onder collega’s.

De rode draad: communiceren, communiceren, communiceren. Zowel formeel, als informeel.

Heb je deze processen ingericht? Denk dan goed na over (online) oplossingen om je te ondersteunen. Lees dit blog er nog eens op na om meer hierover te lezen.

Het belang van sentimenten

Met askemo bieden we jou en iedereen in je team een laagdrempelige oplossing om op vaste momenten verbonden te blijven. Daardoor weet je altijd hoe iedereen in de wedstrijd zit. Het gaat daarbij niet zozeer om welke werkzaamheden je hebt afgerond, maar juist om het grotere plaatje.

We doen dat door middel van 1 vraag: “Hoe was je week?”, met daarbij een mogelijkheid je keuze kort toe te lichten.

Je krijgt direct inzage in de resultaten. Zo ben je niet afhankelijk van een conference call of van het moment dat je een e-mail leest of inlogt op Teams of Slack.

Daarbij geeft inzage in de sentimenten een prima indicatie hoe iedereen in het team zich voelt, wat het makkelijker maakt om bepaalde thema’s bespreekbaar te maken. Je conference calls worden zo een stuk effectiever.

Wanneer je verantwoordelijk bent voor een project of team levert het jou dit op:

  1. Overzicht — in 1 oogopslag een overzicht hoe iedereen in de wedstrijd zit;
  2. Sentiment —Zijn er irritaties of blokkades om verder te werken? Hebben we iedereen nog aan boord?
  3. Gespreksstarter — welke thema’s komen er naar boven om tijdens een wekelijks call te bespreken? Je krijgt zo input van iedereen zonder afhankelijk te zijn van je conference call.

Mijn collega’s en ik laten je graag zien hoe askemo ook jou kan helpen. Klik hier om een gratis demo in te plannen op een dag en tijd die jou uitkomt.

Liever vrijblijvend eens praten over klantentevredenheid of medewerkersbetrokkenheid? En hoe jij hier mee omgaat? Laat het me weten via roel@askemo.nl of 06-50216099, ik ga graag met je in gesprek! Uiteraard is dat gratis, ik kan tenslotte ook leren van jouw ervaringen. Zo helpen we elkaar!

Plan een gratis askemo demo in

Selecteer een dag en tijd die jou past en ontvang direct een uitnodiging. Tijdens de demo krijg je:

Een overzicht van de verschillende functionaliteiten.

Inzage in de krachtige rapportages en dashboards.

Het versturen van je eerste voorbeeld askemo.

Advies van een expert over feedback vragen. En krijgen.