Drie stappen om effectief te optimaliseren

 

Sinds mijn afstuderen, in 2005, ben ik actief in IT consultancy. Dat begon als junior consultant bij het Ministerie van Defensie om HR-diensten te centraliseren. Via Accenture en Imtech belandde ik bij BWise waar ik, na een overname door Nasdaq, ruim 10 jaar actief ben geweest.

 

Op zoek naar optimalisatie

Waarom is dat relevant? Ik heb in die tijd verschillende rollen gehad, op verschillende niveau’s: consultant, projectmanager, program manager en operationeel directeur. Vanuit die verschillende rollen zocht ik altijd naar mogelijkheden om te verbeteren, om te optimaliseren. Al snel kom je dan in aanraking met het onderwerp ‘automatiseren’. Automatiseren leidt in theorie tot meer gemak en tijdsbesparing zodat je kan focussen op belangrijke, urgente zaken. Kortom, je kunt optimaliseren.

 

 

“Optimaliseren is een doel, automatiseren is een middel om dat doel te bereiken”

 

Hand in hand

Optimalisatie en automatisering gaan dus hand in hand. Maar er is een cruciaal verschil: optimaliseren is namelijk een doel, automatiseren is een middel om dat doel te bereiken.

Haal het doel en de middelen door elkaar en het gaat mis, denk bijvoorbeeld aan falende IT projecten bij de overheid.

Maar ook dichter bij huis, in jouw organisatie, kan het misgaan als je even niet oplet. Ik denk daarbij meteen aan de invoering van dat nieuwe CRM-systeem waar in eerste instantie iedereen warm voor liep, maar na implementatie eigenlijk alleen het finance-team echt blij mee was.

Waarom dat was? Het automatiseren was een doel geworden om de activiteiten van een ondersteunende dienst, in dit geval Finance, makkelijker te maken.

Vraag ook laagdrempelig en effectief feedback van je stakeholders

Leer waar en hoe het mis kan gaan met zakelijke feedback.

Na deze gratis sessie weet je het verschil tussen vragen stellen en antwoorden krijgen. En kun je dit toepassen in jouw dagelijkse praktijk. Je verstuurt nooit meer een saaie, ellenlange online survey. Je ontvangt meer en betere feedback van je klanten. Zonder te irriteren.

Meld je nu aan!

Eerst het doel, dan pas het middel

Automatisering wordt omarmd als middel, maar verandert gaandeweg in het doel. Hoe voorkom je dit?

Ik gebruik graag onderstaande drie stappen om effectief te optimaliseren. Dit is volgens de ABC-methode, een ezelsbruggetje dat ik eens leerde van Rob van Straten tijdens mijn tijd bij Nasdaq:

 

A – Analyseren

Als je niet uitzoomt geef je jezelf niet de ruimte die nodig is om te kijken wat er écht speelt. Je ontdekt onvoldoende waar je kunt optimaliseren. Sommigen zijn perfect in staat zelf een stap terug te doen en objectief naar de situatie te kijken. Anderen kunnen dat minder goed. Dat is niet erg, maar maak dan de keuze een stap terug én een stap opzij te zetten en geef vertrouwen aan een ander voor deze belangrijke eerste stap. Dit is geen zwaktebod, het maakt je zelfs krachtiger. Als collega en als leidinggevende

B – Bijsturen

Grijp in als de middelen belangrijker dreigen te worden dan het doel. Zorg voor ruggespraak door te overleggen met je stakeholders. Sta open voor de mening en feedback van een ander en pas je koers aan indien nodig. Is het een (te) vroeg stadium om in te grijpen? Maak het risico bespreekbaar, agendeer het regelmatig zodat het top of mind is en blijft.

C – Controleren

Blijf scherp. Je hebt het risico weliswaar onder controle, maar de volgende belangrijke stap is controle uitoefenen. Vraag continu kort feedback van alle betrokkenen om erachter te komen of je team op de juiste weg is. Zo weet jij hoe iedereen in de wedstrijd zit en kun je op tijd besluiten of en wanneer je stap 1 en stap 2 moet herhalen.

 


 

Bovenstaande stappen zijn op vrijwel iedere zakelijke uitdaging toe te passen binnen je organisatie. Ik daag je uit de stappen bewust te volgen en hoor graag van je hoe dat voor je heeft uitgepakt. Heb je een andere filosofie? Ik ben zeer benieuwd! Stuur me een berichtje en laten we een keer sparren over mogelijke optimalisaties in jouw organisatie.