Hybride werken. Hoe werkt dat precies?

Uit onderzoek blijkt dat 82% van de bedrijven de komende 12 maanden een vorm van hybride werken gaat invoeren. De kans is dus groot dat ook jij en jouw organisatie met hybride werken te maken krijgen. Maar hoe kunnen we ons aanpassen aan deze verandering? Wat zijn de valkuilen en hoe kunnen we succesvol zijn?

In dit blog bespreek ik hoe hybride werken vooral gaat over sociale vaardigheden en aanpassen aan veranderingen, in plaats van over technologie. Na het lezen van dit blog heb je de basis gelegd om hybride werken ook in jouw organisatie succesvol in te zetten.

Stapje terug... Wat is hybride werken?

Hybride werken is een mix van werken op kantoor en vanaf huis of een andere locatie. Klinkt simpel, toch? Maar er komt meer bij kijken. In dit blog definiëren we hybride werken als:
(a) teams die bestaan uit een combinatie van mensen op kantoor en thuis; en
(b) teams waarbij elk teamlid de flexibiliteit krijgt om zijn werklocatie te kiezen.

hybride werken

Dus, wat betekent dit voor mijn organisatie en hoe pluk ik er de vruchten van?

De echte betekenis en waarde van hybride werken voor jouw organisatie ligt in de manier waarop het wordt omarmd. Neem WordPress als voorbeeld, waar medewerkers een maandelijkse toelage krijgen voor het huren van een openbare deel-werkplek. Daarnaast is er een jaarlijkse Grand Meet-up, waar alle medewerkers wereldwijd een week lang face-to-face samenkomen. Een ander goed voorbeeld is Google, waar het al jaren gebruikelijk is dat medewerkers zelf kunnen beslissen of ze vanuit huis of op kantoor werken.

Enrique Dans van Forbes Magazine omschrijft het als volgt:

Hybride werken is meer dan werknemers vanuit huis laten werken. Het is hen de vrijheid bieden om te werken waar en hoe ze dat nodig achten, en door hen de middelen te geven om dat te doen. Als ze besluiten om thuis te werken, moeten ze niet alleen de middelen hebben om dat efficiënt en veilig te doen, maar ook de ruimte. Als ze om wat voor reden dan ook besluiten om naar kantoor te gaan, omdat je een face-to-face meeting wilt hebben, een biertje wilt drinken na het werk met je collega’s, een klant wilt ontmoeten in een omgeving die zorgt voor voldoende vertegenwoordiging of een evenement wilt organiseren; de organisatie moet er niet alleen voor zorgen dat ze het kunnen, maar ook dat ze het kunnen plannen en uitvoeren.

Keren we na COVID-19 weer terug naar kantoor?

Thuiswerken gaat in veel organisaties hand in hand met de angst voor verslapping. Hoe weet ik of mijn medewerkers niet de hele dag naar Netflix kijken? Tijdens de COVID-19 lockdown werd thuiswerken een must . Langzaam maar zeker werd duidelijk dat organisaties minder te vrezen hadden van hun thuiswerkende teams dan ze aanvankelijk dachten. Gebrek aan woon-werkverkeer en een verbeterde balans tussen werk en privé zorgden zelfs voor een hoge productiviteit onder werknemers.

En toch verwachtte in juli 2020 meer dan 80% van de werkgevers dat hun werknemers weer op kantoor zouden zijn binnen 12-18 maanden. Hun belangrijkste redenen? Gebrek aan technologie om thuiswerken te ondersteunen, communicatiestoornissen en afnemende focus.

Op afstand werken gaat vooral over sociale vaardigheden

Deze redenen geven stof tot nadenken. Is het angst voor het onbekende, is het koudwatervrees? Of zit er toch meer achter? Niet alle bedrijven leiden hun werknemers op in virtuele werkvaardigheden. En als ze dat wel doen, richt de training zich vaak op softwarevaardigheden en zelden op sociale vaardigheden.

De wereld verandert continu. En we moeten mee.

Het is niet de eerste keer dat je dit cliché hebt gehoord. En waarschijnlijk zal het ook niet de laatste keer zijn. Veranderingen moeten continu plaatsvinden om onze productiviteit te verhogen. Vrijwel altijd is er weerstand, deze wordt meestal niet veroorzaakt door de technische aspecten van de verandering zelf. De oorzaak ligt in de sociale verandering – hoe mensen denken dat het hun gevestigde relaties in de organisatie zal veranderen – en de onzekerheid die het creëert. Het is belangrijk om te erkennen dat er weerstand zal zijn bij het implementeren van hybride werken, en het is belangrijk om te weten wat de onderliggende redenen zijn, aangezien deze je zullen helpen die weerstand te overwinnen.

Waarom juist hybride werken?

Laten we de voor- en nadelen van hybride werken eens nader bekijken.

Voordelen

Ik ga niet verwijzen naar de voor de hand liggende voordelen, zoals minder reistijd of de mogelijkheid om wat boodschappen te doen tussen Zoom-vergaderingen door. Zeker, deze zijn geweldig, maar deze hebben te maken met thuiswerken, niet met het hybride model. De echte voordelen van het hybride model zijn:

1. Vrijheid en waardering – Een gevoel van vrijheid en vertrouwen resulteert in een gezondere werkomgeving. Werknemers die in staat zijn om hun eigen beslissingen te nemen, en gewaardeerd worden voor die beslissingen, zullen eerder eigenaarschap nemen en bijdragen aan de doelen van de organisatie. Dit verhoogt de betrokkenheid en motivatie van uw medewerkers.

2. Effectiviteit – Het vermogen om persoonlijke en zakelijke agenda’s samen te voegen, voegt waarde toe voor uw medewerkers. Historisch gezien werken we van 9 tot 5. Maar sommigen zijn productiever in de vroege ochtend, terwijl anderen uitblinken in de avond. Hybride werken zorgt voor die flexibiliteit en verhoogt daarmee de productiviteit.

3. Kantoorwerk is veranderd – Door technologie en een mentaliteitsverandering van medewerkers is er een kans om net zo effectief of zelfs effectiever te werken, ook buiten kantoor. Dit wordt bevestigd door deze enquête onder Google medewerkers. 90% van de Google-medewerkers vindt dat ze niet elke dag op kantoor hoeven te zijn om hun werk goed te doen. Houd er rekening mee dat Google de afgelopen jaren enorm heeft geïnvesteerd in hun fysieke kantoren, waardoor deze resultaten nog opmerkelijker zijn te noemen.

google enquête

Nadelen

Ook hier geldt dat er een aantal nadelen aan thuiswerken zijn waar we allemaal gemakkelijk mee te maken hebben. Deze variëren van het omgaan met schreeuwende kinderen (of partner…) tot moeilijkheden om werk te prioriteren boven huishoudelijke taken. Ik zal me alleen richten op de uitdagingen met hybride werken, zoals:

1. Omgaan met hybride teams – Het is gemakkelijker om een volledig team op afstand te laten werken dan dat de meerderheid van het team op kantoor is en een paar op afstand. Een teamgevoel ontwikkelt zich juist wanneer iedereen op dezelfde manier werkt.

2. Hybride is niet goedkoop – Organisaties zullen moeten investeren om hybride werken volledig mogelijk te maken. Dit omvat faciliteiten om medewerkers in staat te stellen een thuiskantoor van hoge kwaliteit in te richten. Maar ook, net als bijvoorbeeld bij WordPress, de mogelijkheid bieden om samen te werken met collega’s in gedeelde kantoorruimtes. Het kan dat er zelfs meer kleinere kantoorruimtes worden geopend, zodat het personeel fysiek in kleinere teams kan vergaderen. Organisaties die deze investeringen niet serieus nemen, hebben een grote kans niet succesvol te zijn in hybride werken.
 
3. Persoonlijke connecties en cultuur – In 2017 besloot IBM werknemers terug te roepen naar kantoor om “de samenwerking te verbeteren en het werktempo te versnellen“. 2017 lijkt misschien een eeuwigheid geleden op dit gebied, maar de onderliggende motivatie is anno nu nog steeds een risico. Een bedrijfscultuur is moeilijker te handhaven als mensen niet fysiek bij elkaar op kantoor zijn. Een succesvolle werkplek is afhankelijk van interacties en ervaringen, waarvan sommige alleen op kantoor mogelijk zijn. Denk aan de waardevolle gesprekken bij het koffie-apparaat en in de kantine, terloops collega’s tegen het lijf lopen, nieuwe mensen ontmoeten of geïmproviseerde teambijeenkomsten. Deze toevallige ontmoetingen en interacties tussen collega’s hebben aangetoond dat ze de prestaties verbeteren.

Hoe zorg je ervoor dat hybride werken, uhm... werkt?

De sleutel ligt daarin dat je moet erkennen dat hybride werken een andere benadering nodig heeft:

1. Werken op afstand is niet natuurlijk voor mensen – Als we geen fysiek contact kunnen hebben, proberen we het zo goed mogelijk na te bootsen. Probeer bijvoorbeeld in virtuele vergaderingen ruimte maken voor informele gesprekken. Overweeg 50 minuten in te plannen voor een vergadering in plaats van 60 minuten om er zeker van te zijn dat er ruimte ontstaat voor een sociaal gesprek (of juist voor herstel tussen vergaderingen in).

Sociale verbindingen voorspellen ons cognitief functioneren, veerkracht en betrokkenheid. Teams die bestaan uit vrienden presteren beter; mensen met ondersteunende collega’s hebben een betere balans tussen werk en privé en zijn minder gestrest. Sterke persoonlijke banden vergroten het delen van informatie en ideeën, zelfvertrouwen en leren. Bovendien zijn degenen met goede vrienden op het werk efficiënter, tevredener en meer betrokken bij hun werk.

2. Geef het goede voorbeeld – Managers dienen het goede voorbeeld te geven en regelmatig op afstand werken. Hoewel thuiswerkers van oudsher gelukkiger en productiever zijn, maken ze in de praktijk minder snel promotie.

Zorg er als leidinggevende voor dat mensen ook carrière maken als de werklocatie afwijkt van die van de meerderheid.

3. Bouw vandaag de werkomgeving van de toekomst – Er zijn een aantal veranderingen die je vandaag kunt aanbrengen en die onmiddellijk of in de nabije toekomst het verschil zullen maken. Kantoren zullen meestal worden gebruikt voor het ontmoeten van collega’s, herontwerp de kantoorwerkruimte om samenwerking mogelijk te maken. Werken achter een scherm is iets dat je medewerkers vanuit huis doen, wijs budgetten opnieuw toe zodat mensen hun thuiskantoor kunnen instellen voor schermwerk.

Bij askemo geloven we in hybride werken, en het potentieel ervan voor de nieuwe manier van werken. Vond je het leuk om dit blog te lezen? We horen graag van je. Wat zijn jouw ervaringen en ideeën? Of misschien wil je onze bevindingen uitdagen, nog beter! Neem contact op via de telefoon, per e-mail of via LinkedIn.

Meer weten over ‘Employee Wellbeing’?

Teams, hybride of niet, slagen niet zozeer door de aangeboren kwaliteiten van individuen. Maar eerder door groepsnormen als openheid, empathie en vertrouwen. Het opzetten van een inclusieve werkplek, met een focus op het welzijn van mensen, is van grote invloed op het succes van een organisatie.

Gertje Vanhoutte (Huddle&Learn)

Heb je een vraag?

Laat je gegevens achter en je hoort snel van ons.

Of bel ons op 073-7042 345

Mailen mag ook via info@askemo.nl