“Mijn klanten reageren niet op mijn e-mails”

 

Ik hoor hem regelmatig voorbij komen, “mijn klanten reageren niet op mijn e-mails”. Wil jij weten hoe je je klanten wel kunt laten reageren op je e-mail? Lees dan onderstaand artikel.

 

Het probleem

Het probleem is dat de ontvanger onvoldoende belang heeft bij het geven van feedback. Waarom zou de ontvanger iets doen waar hij niets voor terugkrijgt? De motivatie om feedback te geven moet duidelijk zijn voor de klant.

Je kunt de motivatie van de klant verhogen door hem of haar bij iedere stap in het feedbackproces te betrekken. Het doel van de feedback vrager moet duidelijk worden geformuleerd. Het is hierbij van belang om te focussen op het ontvangen van feedback. Te vaak wordt er gefocust op het vragen van feedback. Met het richten op feedback ontvangen heeft de feedbackgever het gevoel dat er ook daadwerkelijk iets veranderd na feedback of beoordeling met (een) verbeterpunt(en). Zo wordt het doel van de feedback duidelijk gemaakt.

 

De basis van je oplossing

Er zijn een aantal basisingrediënten, waarmee je kunt zorgen voor méér feedback. Zorg allereerst voor de herkenbaarheid van de afzender. Benoem hierbij de persoon of het bedrijf duidelijk, maak het dus persoonlijk. Focus vervolgens op het onderwerp. Verplaats je te allen tijde in de klant. Hoe aantrekkelijk is dit onderwerp voor hem of haar? Spreekt dit onderwerp de klant aan en nodigt het deze klant uit om feedback te verstrekken? Het verstrekken van feedback is persoonsafhankelijk, dus het advies is om je vraagstelling af te stemmen op degene waarvan je wil dat hij of zij feedback gaat geven. Zorg tot slot voor een aantrekkelijke lay-out. Het feedbackverzoek per mail moet de klant uitnodigen tot het verrichten van een actie, in dit geval het geven van feedback. Een herkenbare huisstijl zorgt hierbij tevens voor vertrouwen bij de klant, omdat de opmaak wordt herkend.

 

“Focus op het ontvangen van feedback. Te vaak wordt er gefocust op het vragen van feedback.”

 

3 praktische tips

Voor het verhogen van de respons (het daadwerkelijk ontvangen van feedback) kun je de volgende tips toepassen die askemo voor je heeft opgesteld en gericht zijn op mogelijke situaties van de klant. De tips kun je vandaag nog in de praktijk brengen.

1. Zo min mogelijk tekst – Een goede e-mail is als een Jenga-toren. Zo min mogelijk woorden in je feedback verzoek, maar hij moet wel recht blijven staan.
2. Duidelijkheid – Maak het 100% duidelijk hoe je ontvanger feedback kan geven. Een korte, simpele actie.
3. Beloon – Laat met praktijkvoorbeelden zien wat je met de ontvangen feedback doet. Als de lezer ziet dat de feedback wordt toegepast, vergroot dit de motivatie om ook mee te werken.